دليلك الشامل عن الدورة المستندية
المستندات والوثائق هي اللغة الوحيدة التي تتحدث بها المؤسسات والشركات، وتعتبر الدورة المستندية من الركائز الأساسية التي يُعتمد عليها من أجل تنظيم وتوثيق جميع العمليات التي تتم ضمن المؤسسة، وتحويلها إلى مستندات مرجعية يؤخذ بها، وفي هذا المقال سنوضح مفهوم الدورة المستندية وأنواعها ومراحل تطبيقها، وغيرها من المعلومات!
ما هي الدورة المستندية؟
هي مجموعة مراحل متسلسلة تمر فيها المستندات داخل المؤسسة، ابتداء بإنشائها ووصولا إلى أرشفتها أو إتلافها، وتبين جميع العمليات التي تخضع لها هذه المستندات في المؤسسة وتوضح الأقسام والأفراد المسؤولين عن أي إجراء تم تطبيقه.
تهدف الدورة المستندية إلى تنظيم وتوثيق سير المعاملات، مما يساعد في تسهيل الرقابة وضمان الشفافية والدقة في تسجيل البيانات والمعلومات.
بإمكانك أن تقرأ عن قائمة الدخل الشامل من خلال هذا المقال.
ما هي عناصر الدورة المستندية؟
هناك مجموعة من العناصر التي تتكامل مع بعضها لضمان تنفيذ الدورة المستندية بفعالية وكفاءة وهي:
- المستندات: هي الأوراق الرسمية التي تتضمن جميع المعلومات اللازمة لإنجاز المعاملة، مثل الفواتير وإيصالات الدفع والاستلام، وطلبات الشراء والعقود، والتقارير، والمراسلات.
يجب أن تكون المستندات دقيقة وكاملة، ومنظمة بطريقة يسهل الوصول إليها واستخدامها.
- الإجراءات: هي الخطوات المتسلسلة التي يجب اتباعها لإنجاز المعاملة، مثل إنشاء المستند، تسجيل البيانات، مراجعة المستند والتحقق من صحة المعلومات، الحصول على الموافقة، ويتم توضيح هذه الإجراءات لجميع الموظفين والتأكد من فهمهم التام لها.
- الأدوات والتقنيات: تشمل جميع الأجهزة والأدوات والبرمجيات المستخدمة في تنفيذ الدورة المستندية، مثل أجهزة الكمبيوتر، والطابعات، والماسحات الضوئية، ونظم الإدارة والبرامج المحاسبية وقواعد البيانات.
- الأشخاص: جميع الأفراد المسؤولين عن تنفيذ خطوات الدورة المستندية من موظفين وإداريين في الأقسام المختلفة.
- التدفقات: المسار الذي تسلكه المستندات من نقطة البداية إلى نقطة النهاية داخل المؤسسة، والتسلسل الزمني والإجراءات المتبعة في معالجة المستندات.
- الضوابط والرقابة: هي السياسات والقواعد التي تحكم طريقة إنشاء ومعالجة المستندات، والنظام المتبع للتحقق من الالتزام بتطبيق السياسات الإجرائية.
- الأرشفة والتخزين: الإجراءات المتعلقة بحفظ المستندات بطريقة منظمة، وإجراءات التخلص منها بعد انقضاء فترة الاحتفاظ القانونية أو التشغيلية.
بإمكانك أن تقرأ عن قائمة التغيير في حقوق الملكية من خلال هذا المقال.
ما هي أنواع الدورة المستندية؟
تشمل الدورة المستندية عدة أنواع تختلف بناءً على نوع النشاط أو العملية التي تحدث داخل المؤسسة والتي تحتاج إلى توثيق ومتابعة، ومن هذه الأنواع الرئيسية:
- دورة المبيعات: توثق العمليات المتعلقة ببيع السلع أو الخدمات للعملاء وتتضمن:
- استقبال طلبات العملاء الراغبين بشراء منتج أو خدمة ودراسة العروض المقدمة.
- إصدار أوامر البيع بعد التأكد من القدرة على تلبية الطلب.
- إعداد الفواتير التي توثق صفقة البيع وإرسالها للعميل والمطالبة بالدفع.
- تسجيل معلومات إيصالات القبض المستلمة من العملاء.
- دورة المشتريات: هذه الدورة المستندية توثق العمليات المتعلقة بشراء المواد أو الخدمات من الموردين وتشمل:
- إعداد طلبات استجرار أي مواد أو خدمات لازمة لتشغيل الأعمال.
- إصدار أوامر الشراء بعد التأكد من قدرة الميزانية على تحمل الأعباء المالية.
- استلام الفواتير من الموردين وتدقيقها وتسجيلها أصولا.
- تسجيل معلومات إيصالات الدفع بعد إتمام عملية الاستلام.
- دورة النقدية: توثق العمليات المتعلقة بالتدفقات النقدية داخل المؤسسة وخارجها، وتتضمن:
- تسجيل إيصالات المبالغ النقدية الداخلة إلى المؤسسة.
- توثيق المبالغ النقدية المدفوعة.
- مطابقة السجلات البنكية مع السجلات المحاسبية للتحقق من صحة العمليات وتسجيلها.
- تسجيل ومعالجة جميع الحركات النقدية اليومية.
- دورة الحسابات المدينة: هذه الدورة المستندية تركز على إدارة ديون العملاء وتتضمن:
- إصدار الفواتير للعملاء وتسجيلها.
- متابعة وتسجيل الديون المستحقة على العملاء.
- إدارة ومتابعة الديون المتأخرة لتحصيلها في الوقت المناسب.
- دورة الحسابات الدائنة: تركز على إدارة ديون المؤسسة تجاه الموردين وتشمل:
- تسجيل الفواتير المستلمة من الموردين.
- متابعة وتسجيل الديون المستحقة للموردين.
- إدارة ومتابعة الدفعات المستحقة والتأكد من سدادها في الوقت المحدد.
- دورة الرواتب: تشمل جميع العمليات المتعلقة بدفع رواتب للموظفين وتتضمن:
- تسجيل المعلومات الشخصية والوظيفية للموظفين.
- متابعة حضور وانصراف الموظفين وتسجيل الملاحظات.
- حساب وصرف الرواتب بناءً على سجلات الحضور والانصراف والمعلومات الأخرى ذات الصلة.
- تسجيل المدفوعات للموظفين وتوثيقها.
- دورة الأصول الثابتة: هذه الدورة المستندية تتعلق بإدارة الأصول الطويلة الأجل للمؤسسة وتشمل:
- تسجيل وتوثيق الأصول الثابتة المملوكة للمؤسسة.
- متابعة وتسجيل عمليات الصيانة الدورية للأصول.
- حساب وتسجيل الاستهلاك الدوري للأصول الثابتة.
- دورة المخزون: تتعلق بإدارة المخزون من المواد الخام والسلع الجاهزة للبيع وتشمل:
- إعداد طلبات دورية لجرد المخزون وتوثيق النتائج وتحديث السجلات.
- إعداد تقارير توثق كمية المخزون المتاحة والتغيرات التي تطرأ عليها.
- توثيق حركة البضائع الداخلة والخارجة من المخزون.
بإمكانك أن تقرأ عن الدورة المحاسبية من خلال هذا المقال.
ما هي خطوات إعداد الدورة المستندية؟
تتكون الدورة المستندية من مجموعة من المراحل المتتالية التي تمثل خطوات تسجيل وتتبع المستندات المالية والإدارية في المؤسسة، وهي على الشكل التالي:
أولاً: إعداد المستندات
الخطوة الأولى تشمل تجهيز المستندات الأولية المرتبطة بالعمليات مثل الفواتير، طلبات البيع والشراء وصرف الرواتب، أوامر الشراء والبيع، الإيصالات، طلبات المواد، وغيرها من قبل الأقسام المعنية مثل قسم المشتريات، المبيعات، المخازن، أو المالية.
يجب أن تحتوي المستندات على جميع معلومات تفصيلية مثل التاريخ، الرقم التسلسلي، تفاصيل الأطراف المعنية، المبالغ، والبيانات الأخرى ذات الصلة.
ثانياً: استلام المستندات
المرحلة الثانية من الدورة المستندية تتضمن قيام قسم الاستلام أو المراجعة المالية بتلقي المستندات من الأطراف الخارجية (مثل الموردين) أو من الأقسام الداخلية، والتحقق من أن المستندات المستلمة تتوافق مع الطلبات أو العقود المبرمة مسبقًا.
ثالثاً: مراجعة المستندات
يقوم قسم المراجعة الداخلية أو المالية بالتحقق من صحة ودقة المستندات المستلمة، والتأكد من توافقها مع السياسات والإجراءات المعتمدة واحتوائها على جميع التفاصيل الضرورية.
رابعاً: تسجيل المستندات
يتولى قسم المحاسبة أو الإدارة المالية مسؤولية إدخال المعلومات الواردة في المستندات إلى النظام المحاسبي أو نظام إدارة الوثائق، وتسجيل العمليات المالية في دفاتر اليومية أو إدخال المعلومات في قواعد البيانات الإلكترونية.
خامساً: تصنيف وحفظ المستندات
في هذه المرحلة من الدورة المستندية ، يقوم قسم الأرشيف أو الإدارة المالية بتصنيف المستندات بناءً على نوعها وأهميتها وتخزينها بشكل منظم.
سادساً: توزيع المستندات
يتم فيها توزيع نسخ من المستندات إلى الأقسام أو الأشخاص المعنيين داخل المؤسسة ماديا أو الكترونيا، والتأكد من وصول المستندات إلى الجهة الصحيحة في الوقت المناسب.
سابعاً: متابعة المستندات
يتم التأكد من حالة المستندات من قبل قسم المتابعة أو الإدارة المالية، ومتابعة تنفيذ الإجراءات المتعلقة بالمستندات بشكل صحيح.
ثامناً: حفظ الأرشيف
في المرحلة الأخيرة من الدورة المستندية ، يقوم قسم الأرشيف أو الإدارة المالية بحفظ المستندات في الأرشيف الورقي أو الالكتروني لضمان إمكانية الرجوع إليها عند الحاجة، كما يتولى مسؤولية التخلص منها وإتلافها بعد فترة زمنية تحددها سياسات الشركة.
بذلك تكون قد تعرفت على كافة المعلومات بخصوص الدورة المستندية، ولمزيد من المعلومات حول كل ما يرتبط بالمحاسبة تابع موقع المحاسبين العرب دائماً لمزيد من المعلومات!
إضافة تعليق